Petaluma City Schools Privacy Procedures

~Español abajo~

This page outlines procedures for Petaluma City Schools’ staff to follow in order to protect the privacy of, and ensure due process for ALL of the students and families in our district, in accordance with Board policy, state and federal laws.  These procedures should not reflect a change in practice, but are meant to clarify protocol based on existing laws and regulations.  

• Access to Records
  Personally identifiable student or parent information is not provided to anyone, without the consent of a parent or guardian, except in the case of a health emergency.  Requests made via subpoena or court order will be forwarded to the Superintendent’s Office at 200 Douglas Street, Petaluma, CA 94952 for review.  If you are asked in the course of your duties to provide personal information to an outside agent or entity, you should immediately refer this request to your site principal.  The principal will determine whether the outside entity or agent needs to be referred to the superintendent.  If the principal is unavailable, refer any requests directly to the superintendent’s office.
  

• Access to Students
  All persons and/or agencies (including, but not limited to Immigration Enforcement Officers or Agents) requesting access to students will be directed to the site principal.  The principal will determine if the request must be forwarded to the Superintendent or designee.  Agents who provide a subpoena, petition, complaint, court order, and/or warrant will be immediately referred to the Superintendent’s Office at 200 Douglas Street, Petaluma, CA 94952.  Authenticity of any documents will be verified by the superintendent or designee. If the principal is unavailable, refer any requests directly to the superintendent’s office.
  

• Enrollment Eligibility
  No students will be denied enrollment or eligibility because of immigration status.  Site principals will ensure compliance.
  

• No Documents Containing Immigration Status
  Schools should not collect or maintain documents or information that may be related to immigration status (passports, visas, social security numbers). Principals should work with school staff to ensure compliance.  Documents containing this information should be shredded immediately.  
  

• Immigration Status Inquiries
  No district personnel or after-school care provider should inquire to a student about his or her immigration status.  Site principals will ensure compliance.  

Parent/Guardian Notification of Unsolicited Inquiries
Parents/Guardians will be made aware by the Superintendent or designee about any unsolicited communications made by outside agencies to the school and/or district that involve private student and/or parent information.  

Procedimientos de privacidad

Este documento describe los procedimientos a seguir para el personal de las Escuelas de la Ciudad de Petaluma con el fin de proteger la privacidad, y garantizar un debido proceso para todos los estudiantes y familias de nuestro distrito, de acuerdo con la política de la Junta, leyes estatales y federales. Estos procedimientos no deben reflejar un cambio en la práctica, pero tienen el propósito de aclarar protocolo basado en las leyes y regulaciones existentes.

1. Acceso a los registros
   Información personalmente identificable del estudiante o de los padres no se proporciona a ninguna persona, sin el consentimiento de un padre o tutor, salvo en el caso de una emergencia de salud. Las solicitudes realizadas a través de citación u orden judicial se remitirán a la Oficina del Superintendente a 200 Douglas Street, Petaluma, CA 94952 para su revisión. Si se le pide en el transcurso de sus obligaciones que proporcione información personal a un agente o entidad externa, debe consultar de inmediato esta solicitud al director de su escuela. El director determinará si la entidad o agente exterior necesita ser referido al superintendente. Si el director no está disponible, consulte todas las solicitudes directamente con la oficina del superintendente.
2. El acceso a los estudiantes
   Todas las personas y / o agencias (incluyendo, pero no limitado a los funcionarios de inmigración de control o agentes) que solicitan acceso a los estudiantes serán dirigidas al director de la escuela. El director determinará si la solicitud debe ser enviada al Superintendente o su designado. Los agentes que proporcionan una citación, petición, queja, orden judicial, y / o una orden serán referidos inmediatamente a la Oficina del Superintendente a 200 Douglas Street, Petaluma, CA 94952. La autenticidad de cualquier documento será verificado por el superintendente o su designado. Si el director no está disponible, consulte todas las solicitudes directamente a la oficina del superintendente.
3. Elegibilidad de Inscripción
   A ningún estudiante se le negará la inscripción o la elegibilidad debido a su estatus migratorio. Los directores de las escuelas asegurarán el cumplimiento.
4. Ningún documento contiene Estado de Inmigración
   Las escuelas no deben recoger o mantener los documentos o información que pueda estar relacionada con el estatus migratorio (pasaportes, visas, números de seguro social). Los directores deben trabajar con el personal para asegurar el cumplimiento. Los documentos que contienen esta información deben ser triturados inmediatamente.
5. Consultas sobre el estado de inmigración
   Ningún empleado del distrito o proveedor de cuidado de niños después de la escuela debe preguntar a un estudiante acerca de su estado migratorio. Los directores de las escuelas asegurarán el cumplimiento.

Notificación a Padre / tutor de consultas no solicitadas
Los padres / tutores serán informados por el Superintendente o su designado sobre cualquier comunicación no solicitada realizada por organismos externos a la escuela y / o distrito que involucre información privada del estudiante y / o padres.